Gizlilik Politikası ve Aydınlatma Metni

Kulüphane, spor kulüpleri için bir yönetim yazılımıdır: web konsolu ve mobil uygulama (iOS, Android). Kulüphane, Oğuzhan Andurman tarafından işletilir (adres: Teknopark Blv. No:1 Blok:4C, 34906 Pendik/İstanbul; e-posta: destek@kuluphane.com).

Verilerin sorumlusu, verinin türüne göre değişir:

• Kulübün verileri. Üyelerin, velilerin ve kulüp personelinin kayıtlarını, yoklamayı, notları, gelişim karnesini, duyuruları ve ödeme kayıtlarını kulüp girer ve yönetir. Bu verilerin veri sorumlusu kulübünüzdür; Kulüphane bu verileri yalnız kulüp adına, hizmeti sunmak için işleyen veri işleyendir. Kulübünüzün sizi ayrıca bilgilendirmesi gerekir.
• Kulüphane'nin kendi verileri. Kulüple kurduğumuz hizmet ilişkisine ait iletişim bilgileri, bize gönderdiğiniz e-postalar ve bu tanıtım sitesinin kayıtları için veri sorumlusu Oğuzhan Andurman'dır.

• Kimlik ve iletişim: ad soyad, telefon, e-posta (yalnız giriş hesabı olanlarda), doğum tarihi (isteğe bağlı; sporcuya hesap açılacaksa gerekir), rol, grup üyeliği, velinin hangi sporcuya bağlı olduğu.
• Kulüp faaliyeti: ders takvimi ve katılım (geldi, geç, izinli, gelmedi), yoklama notları, antrenör notları, gelişim karnesi değerlendirmeleri ve notları, duyurular.
• Ödeme kayıtları: aidat borcu ve kulübün elle kaydettiği tahsilatlar (tutar, tarih, yöntem, makbuz numarası). Kart, IBAN ya da ödeme kuruluşu verisi tutulmaz; uygulama üzerinden ödeme alınmaz.
• Fotoğraf izni: fotoğraf rızasının durumu (evet/hayır) ve değiştirildiği zaman.
• Görseller: kulübün yüklediği galeri, etkinlik ve duyuru görselleri. Yüklemede konum (GPS) ve diğer EXIF bilgileri silinir. Görsel bir kişiyle ilişkilendirilmez. Galeri görselleri kulübün herkese açık sayfasında görünür.
• Hesap güvenliği: şifrenin geri çevrilemez özeti, e-postayla gönderilen giriş kodları, oturumlar (cihaz adı, platform, uygulama sürümü; oturumda IP adresi saklanmaz).
• Mobil uygulama: bildirim belirteci ve bildirim tercihleri, bildirim listesi, cihaz bütünlüğü raporu (cihazın root/jailbreak, emülatör gibi işaretleri ve Google ya da Apple doğrulamasının sonucu).
• Sunucu kayıtları: hizmetin güvenliği ve arızaların bulunması için istek kayıtları (IP adresi dahil).
• Bize yazdıklarınız: bilgi@kuluphane.com ya da destek@kuluphane.com adreslerine gönderdiğiniz e-postalar.

Kulüphane'de sağlık bilgisi için bir alan yoktur. Ancak yoklama, antrenör ve karne notları serbest metindir; kulüp personeli bu notlara sağlıkla ilgili bir bilgi yazabilir. Bu notlardan ve gerekli rızalardan kulüp sorumludur.

Veriler yalnız şu amaçlarla işlenir:

• Kulübün üye, ders, yoklama, gelişim karnesi, duyuru ve aidat işlerini yürütmesi
• Giriş, iki adımlı doğrulama ve oturum yönetimiyle hesapların korunması
• Mobil bildirimlerin gönderilmesi
• Kötüye kullanımın, güvenlik olaylarının ve arızaların tespiti
• Destek taleplerinin yanıtlanması ve kulüple hizmet ilişkisinin yürütülmesi
• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve yetkili kurumların taleplerinin karşılanması

Kulübün veri sorumlusu olduğu verilerde hukuki sebebi kulüp belirler. Kulüphane'nin kendi verilerinde hukuki sebepler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) madde 5/2 uyarınca: bir sözleşmenin kurulması ya da ifası (c), hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (ç) ve temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatimiz (f; hizmetin güvenliği).

Verileriniz reklam, profilleme ya da pazarlama için kullanılmaz ve satılmaz. Kulüphane'de reklam, analitik ve çökme raporlama yazılımı yoktur.

Kulüp içinde her kişi yalnız rolünün gerektirdiği veriyi görür. Örneğin antrenör notları veli ve sporcuya kapalıdır; aidat ve ödemeleri yalnız kulüp yöneticisi yönetir, veli yalnız kendi çocuğununkini görür. Bir kulübün kullanıcısı başka bir kulübün kaydına erişemez; bu ayrım veritabanı düzeyinde uygulanır.

Kulüphane işletmecisi kulüp ekranlarına giremez. Destek için yalnız giriş hesabı olan kişilerin adını, e-postasını ve rolünü görebilir ve bir kullanıcının iki adımlı girişini sıfırlayabilir. Bu sıfırlama kulübün kendi konsolunda “Platform işlemleri” listesinde görünür.

Hizmeti sunmak için şu hizmet sağlayıcılarla çalışırız:

• Sunucu barındırma (Türkiye, İstanbul): Kulüphane'nin veritabanı ve yüklenen dosyalar Türkiye'deki sunucularda tutulur.
• E-posta gönderimi (Türkiye): giriş kodu e-postaları için alıcı adresi ve kod. Sağlayıcı teslim kayıtlarını kendi yasal yükümlülüğü gereği saklar.
• Google (Firebase Cloud Messaging) ve Apple (Apple Push Notification service), ABD: mobil bildirimin telefonunuza ulaşması için.
• Google Play ve Apple App Store, ABD: uygulamanın dağıtımı ve cihaz bütünlüğü doğrulaması (Google Play Integrity, Apple App Attest).
• Netlify, ABD: bu tanıtım sitesinin barındırılması.
• Google Workspace, ABD: bilgi@kuluphane.com ve destek@kuluphane.com adreslerimizin e-posta hizmeti.

Veriler ayrıca kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, yalnız yasal bir talep olduğunda ve talep edilen ölçüde verilir.

Kulübün kayıtları (kişi bilgileri, yoklama, notlar, karne, ödemeler, görseller) Türkiye'deki sunucularda tutulur. Yurt dışına yalnız şunlar gider:

• Mobil bildirim: telefonunuzun bildirim belirteci ve sabit, kişisel bilgi taşımayan bir metin (örneğin “Bir ders iptal edildi.”). Bildirimde ad, tutar, çocuk adı ya da duyuru başlığı yer almaz; ayrıntıyı uygulamayı açınca görürsünüz. Bildirim iznini telefonunuzun ayarlarından, kategorileri uygulamanın Profil ekranından kapatabilirsiniz (güvenlik bildirimleri kapatılamaz).
• Cihaz bütünlüğü doğrulaması: uygulama, cihazınızın bütünlüğünü Google ya da Apple'ın hizmetiyle doğrular; bu işlem cihaz ile Google/Apple arasında yapılır.
• Tanıtım sitesi: siteyi ziyaret ettiğinizde barındırıcının erişim kayıtlarında IP adresiniz.
• Bize yazdığınız e-postalar: bilgi@kuluphane.com ya da destek@kuluphane.com adresine gönderdiğiniz ileti ve içindeki bilgiler, e-posta hizmetimizi sağlayan Google'ın sunucularında tutulur.

Kulüplerin sporcuları arasında çocuklar da vardır. 13 yaşından küçük sporcuya giriş hesabı açılmaz; çocuğun kaydını velisi izler. 13–17 yaş arası sporcu kendi hesabıyla giriş yapabilir ama kendi fotoğraf iznini değiştiremez; bu izni veli ya da kulüp yöneticisi değiştirir. Doğum tarihi girilmemiş kişi reşit sayılmaz. Hesapları kulüp açar; çocukların verileri için velilerin bilgilendirilmesi ve gerekli rızaların alınması kulübün sorumluluğundadır.

• Kulübün kayıtları: kulüp Kulüphane'yi kullandığı sürece. Kulüp ayrılırsa kaydı silinir ve 30 günlük geri alma süresinin sonunda kulübe ait kişisel veriler anonimleştirilir. Mali kayıtlar (tutar, tarih, dönem, makbuz numarası) kişiyle bağı koparılmış olarak kalır.
• Bildirim listesi: 90 gün. Bildirim teslim kayıtları: 30 gün.
• Bildirim belirteci: çıkış yapınca hemen; uygulama 60 gün kullanılmazsa silinir.
• Oturum: son kullanımdan 7 gün sonra sona erer ve silinir.
• Giriş kodu: 2 dakika geçerlidir, 1 gün sonra silinir. Geçici şifre: 7 gün.
• Cihaz bütünlüğü raporları: kişi başına son 20 rapor.
• Sunucu kayıtları: boyut sınırıyla döner; eski kayıtlar yenileri yazıldıkça silinir.
• Bize gönderdiğiniz e-postalar: talebiniz sonuçlandıktan sonra gerektiği kadar.

• Tüm bağlantılar şifrelidir (HTTPS); veritabanı bağlantısı da şifrelidir ve sunucu kimliği doğrulanır.
• Kulüpler arası ayrım veritabanı düzeyindedir; uygulama veritabanına en az yetkiyle bağlanır.
• Şifreler geri çevrilemez biçimde (Argon2id) saklanır; art arda hatalı denemede hesap geçici olarak kilitlenir.
• E-posta koduyla iki adımlı giriş kulüp yöneticisinde zorunludur, diğer rollerde isteğe bağlıdır.
• Oturumlarınızı Profil ekranında görür, istemediğinizi uzaktan sonlandırırsınız.
• Mobil uygulamada oturum anahtarı cihazın güvenli deposunda tutulur; Android'de ekran görüntüsü alınamaz.
• Mali kayıtlar değiştirilemez; düzeltme gerekçeli iptal ve yeni kayıtla yapılır.

Bu tanıtım sitesi çerez, analitik ve dış betik kullanmaz. Kulübünüzün web konsolu yalnız oturumunuzu sürdürmek için zorunlu çerezler kullanır; izleme ya da reklam çerezi yoktur. Mobil uygulama çerez kullanmaz.

KVKK madde 11 uyarınca şu haklara sahipsiniz:

• Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse bilgi isteme
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde ya da yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Eksik ya da yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
• KVKK madde 7'deki şartlarla silinmesini ya da yok edilmesini isteme
• Düzeltme ve silme işlemlerinin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• Münhasıran otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme
• Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğrarsanız zararın giderilmesini isteme

Kulübün kayıtlarıyla ilgili talepler (örneğin kaydınızın düzeltilmesi ya da silinmesi) için önce kulübünüze başvurun; veri sorumlusu kulüptür. Kulübünüze ulaşamıyorsanız ya da talebiniz Kulüphane'nin kendi verileriyle ilgiliyse destek@kuluphane.com adresine yazabilir ya da yazılı olarak Teknopark Blv. No:1 Blok:4C, 34906 Pendik/İstanbul adresine gönderebilirsiniz. Kimliğinizi ve talebinizi açıkça belirtin; kulübe ait talepleri kulübünüze iletiriz.

Başvurunuz en geç 30 gün içinde ücretsiz sonuçlandırılır. Yanıtı yetersiz bulursanız Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz.

Hesabınızın kapatılması için Hesap silme sayfasındaki adımları izleyin.

Ürün ya da hizmet sağlayıcılarımız değiştiğinde bu metni güncelleriz; güncel metin her zaman bu adrestedir ve tarihi sayfanın başında yazar.